Protegiendo el efectivo de su empresa con la segregación de funciones
El fraude y la malversación no solo ocurren en las grandes empresas. De hecho, el robo puede ser más común en las pequeñas empresas porque muchas carecen de los controles internos que normalmente existen en las organizaciones más grandes. Pero la buena noticia es que los controles internos efectivos no tienen por qué ser complicados o costosos.
La mejor manera para que las pequeñas empresas luchen contra el fraude es crear un marco de segregación de funciones. Con la segregación de funciones, tiene una persona responsable de cada una de las tres áreas diferentes: autorización de gastos de efectivo, custodia física de efectivo y conciliación de gastos de efectivo.
Esto es lo que necesita saber:
Segregar los desembolsos de efectivo. Solo un administrador de confianza designado debe firmar cheques, autorizar pagos electrónicos o realizar transferencias de fondos. Este control tiene un doble propósito: la gerencia ve cómo la empresa gasta su dinero y la función de desembolso de efectivo se mantiene separada de la contabilidad y la contabilidad. La oportunidad de malversación es mucho mayor si la misma persona firma cheques, autoriza transacciones electrónicas e ingresa transacciones de desembolso en los registros contables. Puede fortalecer esta función si tiene políticas de órdenes de compra sólidas y tiene funciones separadas para aprobar facturas. Luego, la persona que firma cheques o autoriza transacciones puede asegurarse de que el pago sea aprobado antes de desembolsar el efectivo.
Segregar el control del efectivo. Haga que un propietario o gerente verifique ocasionalmente las transacciones electrónicas entrantes y vincúlelas a la cuenta bancaria de la empresa. Si recibe cheques físicos, haga que un propietario o gerente abra el correo antes de pasarlo a contabilidad. Esa es una forma de detectar transacciones inusuales antes de que se registren en los libros de la empresa. Alternativamente, puede pedirle a alguien que no sea de contabilidad que abra el correo y prepare una boleta de depósito, o que prepare una conciliación diaria de todas las transacciones.
Segregar las conciliaciones. Para las empresas con recursos limitados, una revisión periódica de las conciliaciones bancarias por parte de una persona ajena a la contabilidad puede proporcionar un control atenuante. Será necesario capacitar al personal que no sea de contabilidad que realice estas revisiones. Deberán comprender los riesgos involucrados y los tipos de transacciones inusuales o no respaldadas que necesitan más investigación. La capacitación cruzada del personal también ayuda a garantizar la continuidad de las operaciones cuando los empleados de contabilidad toman vacaciones o dejan la empresa. O mejor aún, contrate a un experto en contabilidad externo para que realice auditorías periódicas de las funciones clave.
La segregación de funciones puede ayudar a su empresa a realizar un seguimiento del efectivo y ayudar a prevenir el robo por parte de un empleado antes de que suceda.
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