Guía para la retención de registros posteriores a la declaración de impuestos
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Antes de cerrar el archivo de impuestos de este año, todavía queda trabajo por hacer. Si el IRS o el departamento de ingresos del estado seleccionan su declaración para revisión, deberá estar preparado.
Esto es lo que debe hacer ahora:
Guarde una copia de su Formulario 1040 indefinidamente. No tire ni destruya ninguno de sus 1040. Es posible que los necesite para corregir las declaraciones históricas de ganancias del Seguro Social o para probar que presentó una declaración de impuestos.
Los documentos de respaldo deben conservarse durante tres años. Los registros para respaldar su declaración de impuestos (es decir, W-2, 1099, K-1, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta bancarios y registros de millaje) deben conservarse durante un mínimo de tres años a partir de la última fecha de vencimiento de la declaración de impuestos, el fecha en que presentó sus impuestos, o la fecha en que pagó sus impuestos en su totalidad. Este enfoque garantiza que sus registros estén disponibles para una posible auditoría del IRS.
Los registros de propiedad e inversión deben mantenerse por más tiempo. Para probar su costo/base y la ganancia o pérdida imponible, todos los registros relacionados con la propiedad que posee (su casa, propiedades de alquiler, bonos de acciones y otras inversiones) deben conservarse durante al menos tres años después de su venta o disposición.
Tenga en cuenta otros requisitos de retención de registros. El período de tres años es la guía federal para las declaraciones estándar. Hay otros factores que deben ser considerados, incluyendo:
Requisitos estatales de retención de registros (a menudo de seis meses a un año más)
Requisitos para la gestión de seguros, banca o patrimonio
Requisitos federales adicionales para declaraciones de impuestos, incluidos ingresos no declarados (seis años), valores sin valor (siete años) o deudas incobrables (siete años)
Sin límite de tiempo de auditoría para devoluciones fraudulentas
No se requiere un sistema de archivo específico, pero la organización es clave. La capacidad de encontrar fácilmente sus documentos en caso de una auditoría hará que el proceso sea mucho más simple. Aquí hay algunos consejos:
Archive los registros por año en lugar de por ingreso o tipo de deducción.
Dentro del archivo, ordene sus registros para que coincidan con el flujo del Formulario 1040.
Considere escanear sus archivos para crear un archivo digital como respaldo.
Cree archivos de 2022 ahora para guardar documentos para el año en curso.
Triturar documentos antiguos; no los tire simplemente.
Si no está seguro de conservar o triturar algo, guárdelo a menos que sepa que el documento puede ser reemplazado.
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